Ilmoittautumisista lähtölistoihin

Ilmoittautumisten vastaanotto, lähtöaikojen arvonta ja lähtölistojen julkaiseminen liittyvät läheisesti toisiinsa. Ne myös tapahtuvat ajallisesti muutamassa päivässä. Tästä syystä on tärkeää, että tehtäviä hoitavat henkilöt voivat olla hyvin toisiinsa yhteydessä.

Taustaa

Ilmoittautuminen hoituu Irman kautta. Myös postitse on mahdollisuus ilmoittautua, joskin enää vain pieni joukko käyttää tätä mahdollisuutta - vuonna 2013 peräti kolme.

Ulkomaalaisten suunnistajien on hankala käyttää Irmaa, joten he voivat ilmoittautua myös sähköpostitse. Tämä on erikseen mainittava kilpailukutsussa

Lähtöajat arvotaan Pirilän ohjelmalla. Ohjelmassa on muutamia valintoja kuten se, että sijoitetaanko seuran jäsenet samaan rinnakkaissarjaan. Jotkut seurat saattavat toivoa tätä Jukola-karsintojen takia.

Pussitustalkoisiin tulostetaan Pirilän ohjelmalla ilmoittautuneiden määrät sarjoittain, jotta talkooväki osaa pussittaa riittävän määrä karttoja kutakin sarjaa varten.

Lähtöajat julkaistaan seuran verkkosivulla kilpailukutsussa luvattuun päivään mennessä. Yhteiskuljetusten sopimisen takia lähtöajat on hyvä julkaista mahdollisimman pian arvonnan jälkeen, mutta kuitenkin vasta kun tuloslaskenta on tarkistanut, että lähtölistat ovat kunnossa. Jos lähtöajat arvotaan maanantaina, niiden julkaiseminen tiistaina on riittävän "ajoissa" verrattuna kilpailukutsussa luvatuun julkaisupäivään eli keskiviikkoon.

Rintanumeroon ei kannata tulostaa lähtöaikoja - ihan siitä yksinkertaisesta syystä, että jos lähtöaikoja joudutaan muuttamaan, rintanumerossa olevista vääristä lähtöajoista aiheutuu turhaa sekaannusta. Sen sijaan kilpailijan nimen ja sarjan tulostaminen ei tuota ongelmia.

Näin homma etenee...

Lista Irman ohi ilmoittautuneista. Huomaa
yliviivattu kilpailija, joka peruutti osanottonsa

1. Kotimaiset eli suunnistusliiton lisenssin omistavat kilpailijat ilmoittautuvat Irmaan
2. Ulkolaiset kilpailijat ilmoittautuvat sähköpostitse. Tiedottaja kirjaa saapuneet ilmoittautumiset verkkoon sivulle Ilmoittautuneet ohi Irman. Ilmoittautunut henkilö voi siten heti tarkistaa, että tiedot ovat oikein. Sama koskee myös postitse ilmoittautuneita kotimaisia suunnistajia sekä näitä onnettomia viime hetken tapauksia, joiden Irma "ei taaskaan toiminut...".
3. Tiedottaja vastaanottaa toivomuksia erityisistä lähtöajoista, joiden syy voivat olla esimerkiksi häät tai ehtiminen kilpailupaikalle lentokentältä tai satamasta. Toiveet kirjataan toivomuslistaan, mutta sitä ei julkaista.

4. Ilmoittautumisaika päättyy kilpailuja edeltävän viikonlopun sunnuntaina klo 24. Irma sulkee automaattisesti ilmoittautumisen. Tämän jälkeen voi enää jälki-ilmoittautua.
5. Kirjeitse ilmoittautuneille on asetettava viimeinen postileima siten, että kirjeet ovat perillä viimeistään edellisenä arkipäivänä, jolloin ilmoittautuminen päättyy. Jos Irman ilmoittautumisaika päättyy sunnuntaina, viimeisen postileimen on oltava vähintään edellisenä keskiviikkona

   *** Tarkista edellinen Kallelta ***

6. Tiedottaja lähettää tuloslaskennalle lopullisen toivomuslistan erityisistä lähtöajoista.
7. Tuloslaskenta noutaa Irmasta ilmoittautumislistan, joka on Pirilä-muodossa. Noutoa varten tuloslaskennalla on oltava Irman seuratunnus. Sen myöntää seuran pääkäyttäjä.
8. Tuloslaskenta syöttää Irmasta noudetun ilmoittautumislistan Pirilän ohjelmaan.
9. Tuloslaskenta noutaa Ilmoittautumiset ohi Irman -sivulta ulkolaisten yms. kilpailijoiden tiedot ja syöttää ne Pirilän ohjelmaan. Käytännössä tuloslaskennan kannattaa mielummin tehdä Pirilä-muotoinen tiedostopohja ja lisätä siihen verkosta poimimiaan ulkolaisten yms. ilmoittautumisia muutaman päivän välein. Ilmoittautumisajan päätyttyä hän syötää tämän tiedoston Pirilän ohjelmaan.

ILMOITTAUTUNEET OVAT NYT PIRILÄN OHJELMASSA

10. Tuloslaskenta tarkistaa ilmoittautuneet, esimerkiksi poistaa mahdolliset kaksoisilmoittautumiset.
11. Ennen arvontaa tuloslaskenta arvioi edelliten vuosien tilastojen mukaan, kuinka monta jälki-ilmoittautunutta on odotettavissa eri sarjoihin. Tämän perusteella hän jättää saman radan peräkkäin lähtevien sarjojen väliin riittävän pitkän aikaikkunan eli tarpeeksi monta vapaata lähtöaikaa.
12. Viime kädessä avainasemassa on ratamestari. Hänen tulee välttää asettamasta samalle radalle sarjoja, joiden kilpailijamäärät ovat niin suuret, että ne venyttävät lähdön toimintaa. Tällöin on suuri kiusaus kaventaa sarjojen välisistä aikaikkunoita, jotta lähdön toiminta-aika lyhenisi.
    
    Lähtölista sarjoittain

    Kilpailijoiden näkökulmasta lähtöaikojen muutokset ovat harmillisia ja saattavat aiheuttaa sekaannusta. Tästä syystä aikaikkuna sarjojen välissä jälki-ilmoittautuneita varten on äärimmäisen tärkeää.

    Jos vapaita lähtöaikoja ei riitä kaikille jälki-ilmoittautuneille, joudutaan lopullisissa lähtöajoissa siirtämään joidenkin sarjojen lähtöaikoja myöhemmiksi, jotta jälki-ilmoittautuneet mahtuvat sarjan kärkeen. Radan ensimmäisen sarjan osalta ei ole ongelmia, koska sen alkuun voidaan sijoittaa vaikka kuinka monta jälki-ilmoittautunutta.

    Lähtöaikoja ei tule koskaan siirtää aikaisemmaksi. Jos näin tehdään, kilpailijoihin, joiden lähtöaika on aikaistunut, on erikseen otettava yhteyttä viimeistään kilpailuja edeltävänä päivänä (näin kävi HS:n järjestämissä R2:n SM-kisoissa muutama vuosi sitten).

    Kilpailijoiden tasapuolisen kohtelun takia sarja on aina pidettävä yhtenäisenä - ei siis ole mahdollista asettaa sarjan jälki-ilmoittautuneita ennen saman radan jonkun toisen sarjan lähtijöitä. Vielä on hyvä muistaa sääntöjen määräys, jonka mukaan jälki-ilmoittautuneet sijoitetaan aina sarjan kärkeen.

13. Tuloslaskenta arpoo lähtöajat. Samalla hän ottaa huomioon tiedottajalta saamansa listan erityisistä lähtöajoista. Lopputuloksena saadaan sarja- ja seurakohtaiset lähtölistat.
14. Tuloslaskenta tarkistaa sarjakohtaiset listat. Esimerkiksi seuraavat tarkistukset on hyvä tehdä:
    • kaikki ilmoittautuneet ovat mukana lähtölistassa (hoituu nopeasti esimerkiksi listaamalla ilmoittautuneet kilpailijat ja lähtölistojen kilpailijat kahteen rinnakkaiseen aakkostettuun listaan.)
    • saman radan eri sarjojen kilpailijoiden välissä on riittävän pitkä aikaikkuna jälki-ilmoittautuvia varten.
    • Irman ohi ilmoittautuneet ulkomaalaiset ovat varmasti mukana (tämä on erityisen tärkeää kun kyse on ulkomaalaisista...)

    Seurakohtaisten listojen tarkistus sujuu nopeasti. Lähinnä on varmistettava, että myös ulkomaalaiset ovat mukana seuralistassa joko maittain tai seuroittain sen mukaan, mitä asetuksia Pirilän ohjelmassa on käytetty.

15. Tiedottaja julkaisee verkkosivulla sekä sarjakohtaiset lähtölistat että seurakohtaiset lähtölistat.

ALUSTAVAT LÄHTÖAJAT OVAT NYT VERKOSSA, MUTTA MUKANA OVAT VASTA NORMAALIAJALLA ILMOITTAUTUNEET


Muutoksia ja korjauksia (vihoviimeiset 2013)
16. Tiedottaja vastaanottaa korjauksia - useimmiten ne ovat emit-muutoksia tai sarjamuutoksia.
17. Tiedottaja kirjaa muutokset verkkoon sivulle Muutoksia ja korjauksia
18. Tuloslaskenta korjaa muutokset Pirilän dataan - joko sitä mukaa kun näkee ne verkossa tai kaikki yhdellä kerralla ennen uusien lähtölistojen tekoa.
19. Kilpailijat jälki-ilmoittautuvat Irmaan. Ulkomaalaiset voivat jälki-ilmoittatutua myös sähköpostitse tiedottajalle, joka kirjaa jälki-ilmoittautumiset verkkoon sivulle Jälki-ilmoittautuneet.
20. Tuloslaskenta poimii aika ajoin Irmasta ja verkkosivulta jälki-ilmoittautuneet, sijoittaa heidät vapaille lähtöajoille sarjansa kärkeen ja ilmoittaa nämä lähtöajat tiedottajalle.
21. Tiedottaja kirjaa jälki-ilmoittautuneiden lähtöajat näkyviin verkkoon sivulle Jälki-ilmoittautuneet. Huomaa, ettei alustaviin lähtöaikalistoihin tehdä enää mitään muutoksia.
22. Jälki-ilmoittautuminen päättyy torstaina klo 24.00
23. Tuloslaskenta noutaa Irmasta jälki-ilmoittautuneiden listan Pirilä-muodossa.
24. Tuloslaskenta syöttää Irmasta noudetun jälki-ilmoittautuneiden listan Pirilän ohjelmaan
25. Tuloslaskenta poimii Jälki-ilmoittautuneet -sivulta vastaavat ulkomaalaisten tiedot ja syöttää myös ne Pirilän ohjelmaan.
26. Tuloslaskenta tekee uudet lähtölistat - sarjakohtaiset ja seurakohtaiset.
27. Tiedottaja julkaisee uudet lähtölistat verkossa.

UUDET LÄHTÖLISTAT OVAT VERKOSSA. NYT MUKANA OVAT MYÖS JÄLKI-ILMOITTAUTUNEET

28. Tiedottaja vastaanottaa vain emit-muutoksia ja kirjaa ne sivulle Muutoksia ja korjauksia
29. Tuloslaskenta korjaa verkkosivulta poimimansa muutokset Pirilän dataan ennen lopullisten lähtölistojen paperitulostusta.
30. Lopulliset lähtölistat tulostetaan paperille ilmoitustaulua, lähtöä, maalia ja kuuluttamoa varten.

LOPULLISET LÄHTÖLISTAT OVAT NYT VALMIIT JA NE MENEVÄT KILPAILUKESKUKSEN TAULULLE

31. Tiedottaja ottaa yhä vastaan emit-muutoksia.
32. Tiedottaja tulostaa lauantaiaamuna listan "vihoviimeisistä emit-muutoksista" ja luovuttaa sen tuloslaskennalle ennen kilpailujen alkua.

---

Koko prosessi on monipolvisuudestaan huolimatta hyvin suoraviivainen. Kolme asiaa on siinä tärkeää: ensinnäkin ulkomaalaisille kilpailijoille on hyvä saada ajoissa tieto siitä, että heidän ilmoittautumisensa ja erityisesti jälki-ilmoittautuminen on tullut perille. Kotimaiset kilpailijathan näkevät tämän Irmasta.

Toinen tärkeä asia on lähtöaikojen varaaminen jälki-ilmoittautuneille. Tästä syystä varalla olevia lähtöaikoja on oltava riittävästi. Suunto-Gamesiin tulee perinteisesti paljon jälki-ilmoittautuneita, mutta onneksi määrät eivät vuosittain näytä olennaisesti sarjoittain vaihtelevan.

Hankalinta on silloin kun ulkomaalaisen ison ryhmän ilmoittautuminen myöhästyy kuten kävi vuonna 2013. Se mutkisti asiaa melkoisesti. Hyvin siitäkin selvittiin, joskin muutamien sarjojen lähtöaikoja (yhteensä alle 10) oli kuitenkin pakko siirtää myöhemmäksi.

Kolmas asia liittyy emit-muutoksiin. Kilpailijoiden näkökulmasta pienikin hankaluus emit-muutoksen ilmoittamisessa - esimerkiksi ruuhka infossa - johtaa helposti siihen, että kilpailija menee lähtöön väärällä emit-numerolla. Tästä syystä emit-muutoksia kannattaa ottaa vastaan keskitetysti viime hetkeen saakka.